การพิมพ์งานตาราง และแผนภูมิ
สาระสำคัญ การแทรกตาราง การตกแต่งตาราง การใช้สูตรคำนวณ การใช้คุณสมบัติตาราง การ แทรกแผนภูมิ การแทรกตาราง ได้แก่ การพิมพ์งาน การเลือก การแทรก และการลบ เป็นต้น การ ตกแต่งตาราง ได้แก่ การแก้ไขและตกแต่งข้อความ การตกแต่งตาราง การแปลง การผสานและแยก เซลล์ การแยกตาราง เป็นต้น การใช้สูตรคำนวณ ได้แก่ การใช้เครื่องมือและการใช้แท็บ เป็นต้น การใช้คุณสมบัติตาราง การแทรกแผนภูมิ และตกแต่งแผนภูมิ
เนื้อหา
การใช้แท็บแทรกตาราง เพื่อพิมพ์งานตารางในเอกสาร ควรทำความเข้าใจ ดัง ต่อไปนี้
1.การแทรกตาราง
การแทรกตารางในเอกสาร สามารถดำเนินงานตามขั้นตอนต่อไปนี้
การใช้แท็บแทรกตาราง เพื่อพิมพ์งานตารางในเอกสาร ควรทำความเข้าใจ ดัง ต่อไปนี้
1.การแทรกตาราง
การแทรกตารางในเอกสาร สามารถดำเนินงานตามขั้นตอนต่อไปนี้
1.1 การแทรกตาราง ให้คลิกปุ่มตารางที่แท็บแทรก แล้วกดเมาส์ลากพื้นที่ให้ได้ขนาดตามที่ต้องการแล้ว จึงปล่อยเมาส์
แต่ถ้าเลือกเมนูแทรกตาราง จะเปิดกล่องโต้ตอบการแทรกตารางขึ้นมา แล้วพิมพ์ ขนาดตารางตามที่ต้องการ กำหนดรูปแบบการจัดพอดีอัตโนมัติ และยังสามารถเลือกรูปแบบการ ปรับพอดีอัตโนมัติได้เลย
เมื่อตารางได้แทรกเข้ามาในเอกสาร จะเปิดแถบเครื่องมือตาราง ที่มีแท็บบริบทอยู่ 2 แท็บ คือ แท็บออกแบบ และแท็บเค้าโครง สำหรับนำมาใช้ในงานตาราง และตกแต่งตาราง
1.2 การพิมพ์งาน การเลือก การแทรก และการลบ 1.2.1 การพิมพ์งาน
เมื่อได้ตารางแล้ว สังเกตที่ไม้บรรทัดจะเห็นมีที่กั้นทั้งแถวและคอลัมน์ ให้ พิมพ์งานลงในเซลล์ที่ต้องการ โดยใช้แป้นพิมพ์ Tab เป็นตัวนำตำแหน่งพิมพ์ไปตามเซลล์ด้านขวา แล้วลงมาแถวต่อไปหรือเพิ่มแถวใหม่ นอกจากนี้ยังใช้เมาส์คลิกหรือใช้แป้นพิมพ์ลูกศรเลื่อนก็ได้
2. การตกแต่งตาราง การตกแต่งตารางในเอกสาร จะมีเครื่องมือตาราง มี
2.1 การแก้ไขและตกแต่งข้อความในตาราง
2.1 การแก้ไขและตกแต่งข้อความในตาราง
การแก้ไขข้อความ ไม่ว่าจะเป็นการย้าย การคัดลอก หรือการลบ ทำได้เช่นเดียวกับ การพิมพ์ข้อความตามหน้าเอกสารปกติ จากตัวอย่างจะเป็นการย้ายนามสกุลจากคอลัมน์เดียวกับชื่อ 2 แท็บ คือ แท็บบริบทออกแบบ และแท็บบริบทเค้าโครง ซึ่งเราสามารถที่จะตกแต่งตารางได้ ดังต่อไปนี้
2.3 การแปลงข้อความกับตาราง หากเราต้องการแปลงข้อความเป็นตาราง หรือ แปลงตารางเป็นข้อความ สามารถ ทำได้โดยเลือกข้อความหรือตารางก่อน ดังนี้
2.3.1 การแปลงข้อความเป็นตาราง การแปลงข้อความที่พิมพ์ให้ไปเป็นตาราง ให้เลือกข้อความทั้งหมด แล้วให้ คลิกปุ่มตารางที่แท็บแทรก เลือกเมนูแปลงข้อความเป็นตาราง จะเปิดกล่องโต้ตอบแปลงข้อความ เป็นตาราง ขึ้น ให้กำหนดขนาดตารางและการแบ่งข้อความให้ถูกต้อง ส่วนใหญ่ Word จะกำหนด มาให้แล้ว คลิกตอบตกลง ก็ได้ตารางที่เริ่มนับคอลัมน์จากหัวไม้บรรทัด จึงได้คอลัมน์แรกหรือ คอลัมน์ท้ายเกินมา ก็ลบภายหลังได้
2.4 การผสานและแยกเซลล์ ถ้างานพิมพ์ตารางบางงานที่หัว
2.4.1 การผสานเซลล์ ให้เลือกเซลล์ที่จะผสาน แล้วคลิกคำสั่งผสานเซลล์ที่กลุ่มผสานของ แท็บบริบทเค้าโครง ก็จะได้เซลล์ที่ถูกรวมเข้าด้วยกันท้ายตารางมักจะมีการจัดกลุ่ม/สรุปข้อมูล เราอาจ จำเป็นที่ต้องผสานเซลล์หลาย ๆ เซลล์เข้าด้วยกัน และก็สามารถที่จะแยกเซลล์คืนได้เช่นกัน ดังต่อไปนี้
2.4.2 การแยกเซลล์ ให้เลือกเซลล์ที่จะแยกเป็นหลายเซลล์ แล้วคลิกคำสั่งผสานเซลล์ที่กลุ่ม ผสานของแท็บบริบทเค้าโครง จะเปิดกล่องโต้ตอบแยกเซลล์ขึ้นมา ให้เลือกว่าจะแยกเป็นกี่คอลัมน์ กี่แถวตามต้องการ แล้วคลิกตอบตกลง
2.5 การแยกตาราง บางครั้งการพิมพ์ตารางที่ยาวติดต่อกันไปในหลาย ๆ หน้า เราอาจจะแยกให้เป็นอีก ตารางหนึ่งได้ โดยเลือกแถวที่จะถูกตัดออกมาเป็นแถวบนในตารางใหม่ แล้วคลิกคำสั่งแยกตารางที่ กลุ่มผสานของแท็บบริบทเค้าโครง จะแยกออกมาเป็นอีกตาราง 2.6 การตกแต่งตาราง การพิมพ์ตารางให้สวยงาม ควรที่จะตกแต่งข้อความ เส้น พื้น ซึ่งสามารถจัดทำได้ ดังต่อไปนี้2.6.1 การใช้ลักษณะตาราง
ให้เลือกทั้งตาราง แล้วเปิดแท็บบริบทออกแบบของแถบเครื่องมือตาราง คลิกเปิดตัวอย่างที่ลักษณะตาราง แล้วจึงเลือกรูปแบบลักษณะที่ต้องการ
3.1 การเรียงลำดับ ที่ปุ่มข้อมูลในกลุ่มการจัดแนวของแท็บบริบทเค้าโครงจากแถบเครื่องมือตาราง เรา สามารถเรียงลำดับข้อมูลในตาราง คือ การเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก หรือการเรียงลำดับจากมาก ไปหาน้อยได้
3.2 การคำนวณจากสูตร ที่ปุ่มข้อมูลในกลุ่มการจัดแนวของแท็บบริบทเค้าโครงจากแถบเครื่องมือตาราง เรา สามารถใช้สูตร จะเปิดกล่องโต้ตอบสูตรออกมา ให้เลือกสูตรที่จะใช้ ในช่องที่วางฟังก์ชัน โปรแกรมจะใช้สูตรแบบอ้างอิงเซลล์ด้านบน
4. การใช้คุณสมบัติตาราง เราสามารถใช้คุณสมบัติตารางในการจัดการกับตารางได้ จากแท็บบริบทเค้าโครงของ แถบเครื่องมือตาราง จะเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติตารางขึ้นมา แล้วจึงเลือกแท็บงานที่ต้องการ ดังต่อไปนี้ 4.1 แท็บงานตาราง ใช้ในการจัดตำแหน่ง การวางตำแหน่ง การตัดข้อความ และเส้นขอบและแรเงา (PAbove) หรือด้นซ้าย (Left) หากต้องการอ้างอิงเซลล์ แบบโปรแกรม Excel เช่น จะหาค่าเฉลี่ย ก็ใช้สูตร = Average (D2:D4) แล้วคลิกตอบตกลง ก็ได้
4.2 แท็บงานแถว ใช้ในการกำหนดขนาดความสูง การแบ่งแถวข้ามหน้ากระดาษได้ และการพิมพ์ซ้ำ แถวหัวเรื่อง
5. การแทรกแผนภูมิ การพิมพ์งานตาราง อาจจะทำให้เห็นภาพความเข้าใจไม่ละเอียดนัก เราอาจจะนำเสนอ ในรูปของแผนภูมิกราฟต่าง ๆ ได้
ให้เลือกเซลล์ หรือแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วใช้คำ สั่งแผนภูมิในกลุ่ม ภาพประกอบของแท็บแทรก จะเปิดโปรแกรมสร้างแผนภูมิขึ้นมา ซึ่งถ้าต้องการกลับมายังงาน เอกสารก็ให้คลิกที่กระดาษนอกพื้นที่แผนภูมิ และให้ดับเบิลคลิกที่แผนภูมิเพื่อกลับไปยังโปรแกรม สร้างแผนภูมิ
