การพิมพ์งาน และการแก้ไขเอกสาร
พื้นฐานการใช้แป้นพิมพ์และเมาส์ การตั้งค่าหน้ากระดาษ การพิมพ์งานเอกสารและการใช้ รูปแบบ การแก้ไขเอกสารและการพิมพ์งานอัตโนมัติ
หัวข้อเรื่องและงาน
การใช้แป้นพิมพ์ในการพิมพ์งาน การใช้แป้นพิมพ์และเมาส์ในการเลือกและแก้ไขข้อ ความ การตั้งค่าหน้ากระดาษ ได้แก่ การจัดระยะขอบกระดาษ ขนาดกระดาษ แหล่งกระดาษ และ เค้าโครง เป็นต้น การพิมพ์งานเอกสารและจัดรูปแบบ ได้แก่ แบบอักษร จัดย่อหน้า ทำอักษรตัวแรก ใหญ่ การพิมพ์หัวข้อ การใช้ลักษณะ การใช้เส้นขอบและแรเงา การใช้แท็บ เป็นต้น การแก้ไข เอกสาร ได้แก่ การค้นหา แก้ไขอัตโนมัติ การใช้แมโคร การตรวจสอบตัวสะกด เป็นต้น
สาระสำคัญ
เนื้อหา การพิมพ์งานเอกสารที่ดี มีความถูกต้องและสวยงาม ต้องเรียนรู้การจัดรูปแบบ และการ แก้ไขข้อความถูกต้องตรงหลักไวยากรณ์ ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
พื้นฐานของการใช้แป้นพิมพ์ดีดและการใช้เมาส์ ก่อนที่เราจะพิมพ์งานเอกสารได้ดี คงต้องมารู้จักการใช้แป้นพิมพ์ดีด การใช้เมาส์ วิธีการ เลือกข้อความ และการแก้ไขต่าง ๆ ดังนี้
1.1 การใช้แป้นพิมพ์ดีดในการพิมพ์
การพิมพ์งานเอกสาร จำเป็นที่ต้องใช้แป้นพิมพ์ดีดที่เราควรรู้จักตำแหน่งต่าง ๆ และลักษณะของการใช้งานของแป้นพิมพ์ดีด
2.การตั้งค่าหน้ากระดาษ ก่อนที่เราจะพิมพ์งานเอกสาร ควรที่จะต้องตั้งค่าหน้ากระดาษให้ถูกต้องกับงานของเรา เสียก่อน เพื่อจะได้เห็นงานเอกสารของเราตรงกับความเป็นจริง ทั้งทางหน้าจอและการพิมพ์ออก ทางเครื่องพิมพ์ โดยใช้แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษหรือดับเบิลคลิกที่ไม้บรรทัด จะได้แผ่น กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ แล้วจึงเลือกแท็บงานต่าง ๆ เพื่อตั้งค่าตามที่เราต้องการ หาก ต้องการให้ค่าดังกล่าวทั้งหมดนี้ถูกนำมาใช้ทุกครั้งที่เปิดโปรแกรมเอกสาร ให้คลิกปุ่มค่าเริ่มต้น เพื่อ บันทึกเก็บค่าที่ตั้งไว้ โดยสามารถเปลี่ยนแปลงได้อีก หากภายหลังไม่ได้ใช้ค่าที่ตั้งนี้
2.1 การจัดการระยะขอบกระดาษ ที่แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ สามารถใช้ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ ตั้งค่าหน้ากระดาษได้เลย แต่ถ้า ต้องการเปิดกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ขึ้นมาก็ได้ โดยคลิกที่ปุ่มเปิดกล่องโต้ตอบตั้งค่า หน้ากระดาษ แล้วให้เลือกแท็บระยะขอบ ซึ่งหน้ากระดาษที่ทำการพิมพ์งานเอกสารนั้น จะมีระยะ ขอบกระดาษกับข้อความที่พิมพ์ ระยะของขอบหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัดระยะ ขอบกระดาษ ตำแหน่งของขอบเย็บกระดาษ และการนำไปใช้กับเอกสาร
แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2.2 การจัดการขนาดกระดาษ ให้เลือกแท็บกระดาษ เพื่อเลือกขนาดการพิมพ์ว่าใช้งานกับกระดาษแบบไหน วาง ในแนวตั้งหรือแนวนอน และการนำไปใช้กับเอกสารอย่างไร
2.3 การจัดการแหล่งกระดาษ ให้เลือกแท็บกระดาษ\แหล่งกระดาษ เพื่อคลิกเลือกถาดป้อนกระดาษของ เครื่องพิมพ์ซึ่งเราต้องการใช้พิมพ์หน้าแรกของแต่ละส่วน Word จะแสดงรายการตัวเลือกการป้อน กระดาษที่ใช้ได้กับเครื่องพิมพ์ปัจจุบัน
3.การพิมพ์งานเอกสารและการใช้รูปแบบ เมื่อเปิดโปรแกรมเอกสารใหม่ขึ้นมาแล้ว จะได้ค่าหน้ากระดาษที่ได้ตั้งเอาไว้มาด้วย ทำให้ เราสามารถที่จะเริ่มพิมพ์งานของเราได้ทันทีเลย แล้วจึงตกแต่งรูปแบบตามที่ต้องการ จากแท็บหน้า แรก
3.1 การจัดรูปแบบอักษร เราสามารถจัดรูปแบบอักษรได้ทั้งก่อนและหลังการพิมพ์ แต่โดยส่วนใหญ่การจัด หลังการพิมพ์จะได้เห็นรูปแบบนั้น ๆ ด้วยจะดีกว่า ก่อนใช้รูปแบบต้องเลือกข้อความที่จะทำรูปแบบ เสียก่อน แล้วจึงจะจัดการรูปแบบข้อความนั้นได้ การจัดรูปแบบอักษรที่มีรายการรายละเอียดต่าง ๆ จากแท็บหน้าแรก แต่ถ้าจะเปิดกล่องโต้ตอบแบบอักษร ให้คลิกปุ่มท้ายที่กลุ่มคำสั่งแบบอักษร จะมี อยู่ 2 แท็บงานให้เลือก คือ แบบอักษร และระยะห่างตัวอักขระ ถ้าต้องการตั้งค่าเก็บไว้ได้ เพื่อ นำมาใช้ต่อไป ให้คลิกปุ่ม ค่าเริ่มต้น... ซึ่งสามารถจัดการแท็บงานได้ ดังต่อไปนี้
3.1.1 แบบอักษร การใช้แท็บแบบอักษร ในการตกแต่งแบบอักษรทั้งภาษาไทย และข้อความ ละติน ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ ขนาดของตัวอักษร สีตัวอักษร ลักษณะ และสีเส้นใต้ และลักษณะพิเศษต่าง ๆ เช่น ขีดทับ ตัวยก ตัวห้อย ฯลฯ
3.1.2 ระยะห่างตัวอักขระ
การใช้แท็บงานระยะห่างตัวอักขระ จะมีมาตราส่วนของตัวอักษรมาให้ แต่ มักใช้ในกรณีการบีบหรือขยายช่องไฟของตัวอักษรมากกว่า
การจัดการระยะห่างตัวอักขระ
การจัดการรูปแบบอักษร
3.3 การทำตัวอักษรขึ้นต้นด้วยตัวใหญ่ ในย่อหน้าแรกของเอกสาร เช่น หนังสือพิมพ์ วารสาร ฯลฯ ตัวอักษรตัวแรกจะเน้น ตัวใหญ่ ให้เป็นที่สะดุดตา ซึ่งสามารถทำได้โดยเลือกตัวอักษรที่ต้องการทำ แล้วเปิดแท็บแทรก\ ตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่... จะได้กล่องโต้ตอบตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่ มี 2 รูปแบบให้เลือก คือ หล่น กับในระยะขอบ และเมื่อเลือกแล้ว ยังสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ตั้งจำนวนบรรทัดที่หล่น และตั้งระยะห่างจากข้อความได้อีกด้วย
3.2 การจัดย่อหน้า เราสามารถจัดย่อหน้าเอกสารของเราได้โดยใช้คีย์บอร์ดและไม้บรรทัด หรือการใช้ เครื่องมือเพิ่มหรือลดการเยื้อง แต่ถ้าจะเปิดกล่องโต้ตอบย่อหน้า ให้คลิกปุ่มท้ายที่กลุ่มคำสั่งย่อหน้า จะมีอยู่ 2 แท็บงานให้เลือก คือ
การเยื้องและระยะห่าง การใช้แท็บในการพิมพ์ย่อหน้า ในหัวข้อพิเศษ การจัดตำแหน่ง เช่น ชิดซ้าย กึ่งกลาง ชิดขวา ชิดขอบ และกระจายแบบไทย เป็นต้น ระดับเค้าร่าง เช่น ตัวข้อความ ระดับ 1 ระดับ 2 เป็นต้น การเยื้องของข้อความจากด้านซ้ายและด้านขวา และระยะห่างระหว่างบรรทัด ด้านบน(ก่อนหน้า) กับบรรทัดด้านล่าง (หลังจาก) ซึ่งสามารถจัดการแท็บงานนี้ได้ หรือให้ใช้แป้นพิมพ์ Tab หรือปุ่มเครื่องมือเพิ่มการเยื้อง เพื่อสร้างย่อหน้าก็ ได้ โดยตำแหน่งแท็บแรกจะอยู่ที่ 1.25 ซ.ม. หรือ 0.49 นิ้ว และแท็บที่สองจะอยู่ที่ 2.5 ซ.ม. หรือ 1 นิ้ว แต่การใช้แป้นพิมพ์ในแท็บที่สองนี้หรือการเพิ่มการเยื้อง ตัวกั้นหน้าจะวิ่งตามมาด้วย ทำให้เรา ต้องลากกลับไปที่ด้านหน้าดังเดิม โดยให้สังเกตว่าจะลากที่กั้นหน้าไปได้อย่างเดียว ต้องนำเมาส์ไป จับที่รูปสามเหลี่ยมที่อยู่บนสี่เหลี่ยมที่กั้นหน้านี้ จึงจะได้ ย่อหน้าที่ถูกต้อง
4.1 การใช้การค้นหา แทนที่ และไปที่ การค้นหา แทนที่ และไปที่ โดยจะเลือกรายการคำสั่งใดก็ได้ ก็จะเปิดงานได้ เช่นกันหรือใช้ที่ปุ่มเลือกวิธีเรียกดู จากปุ่มแถบเลื่อนด้านล่าง
4.2 การใช้ปุ่ม Office เครื่องมือในการแก้ไขอัตโนมัติ การใช้ปุ่ม
4.3 การใช้เมนูเครื่องมือในการสร้างแม่แบบแมโคร แมโคร
(Macro) เป็นการบันทึกการทำงานที่ซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เก็บไว้ในชื่อ ๆ หนึ่ง เมื่อต้องการนำมาใช้ โปรแกรมจะทำตามขั้นตอนของงานนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถใช้งาน ได Office รายการพิสูจน์อักษร แล้วคลิกปุ่มตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เปิด กล่องโต้ตอบแกไขอัตโนมัติ: ไทย นำมาใช้ประโยชน์ได้หลายทาง ได้แก่ การแก้ไขคำผิด การพิมพ์ ข้อความอัตโนมัติ และการพิมพ์ให้เป็นสัญลักษณ์ เป็นต้น เพื่อให้เกิดความสะดวกในการพิมพ์คำที่ ผิดบ่อย ๆ คำที่พิมพ์ยาก ๆ ข้อความที่ใช้บ่อย ๆ โดยเฉพาะข้อความยาว ๆ และสัญลักษณ์ที่ชอบใช้ สามารถใช้งานได้
4. การแก้ไขเอกสารและการพิมพ์งานอัตโนมัติ
เมื่อมีการพิมพ์งานเอกสาร ย่อมต้องมีการแก้ไขเป็นธรรมดา จะมากหรือน้อย ก็ขึ้นอยู่กับ ความสามารถในการพิมพ์และการใช้เวิร์คของแต่ละคน ดังนั้นเราจึงควรเรียนรู้วิธีการแก้ไขงานใน เอกสาร ดังต่อไปนี้
4.2 การใช้ปุ่ม Office เครื่องมือในการแก้ไขอัตโนมัติ การใช้ปุ่ม
4.3 การใช้เมนูเครื่องมือในการสร้างแม่แบบแมโคร แมโคร
(Macro) เป็นการบันทึกการทำงานที่ซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เก็บไว้ในชื่อ ๆ หนึ่ง เมื่อต้องการนำมาใช้ โปรแกรมจะทำตามขั้นตอนของงานนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถใช้งาน ได Office รายการพิสูจน์อักษร แล้วคลิกปุ่มตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เปิด กล่องโต้ตอบแกไขอัตโนมัติ: ไทย นำมาใช้ประโยชน์ได้หลายทาง ได้แก่ การแก้ไขคำผิด การพิมพ์ ข้อความอัตโนมัติ และการพิมพ์ให้เป็นสัญลักษณ์ เป็นต้น เพื่อให้เกิดความสะดวกในการพิมพ์คำที่ ผิดบ่อย ๆ คำที่พิมพ์ยาก ๆ ข้อความที่ใช้บ่อย ๆ โดยเฉพาะข้อความยาว ๆ และสัญลักษณ์ที่ชอบใช้ สามารถใช้งานได้
